AI 表单
自定义表单模板，上传文件后 AI 自动识别并填充表单数据。适用于需要从文件中结构化提取信息的各类业务场景。
AI 表单
自定义表单模板，上传文件后 AI 自动识别并填充表单数据。适用于需要从文件中结构化提取信息的各类业务场景。
快速上手
AI 表单让您可以自定义表单模板，然后上传文件由 AI 自动识别填充。比如您需要从一批合同中提取特定信息、从报关单中提取商品明细，都可以通过 AI 表单来实现。
第一步：创建表单模板
入口：左侧菜单 → AI 表单 → Tab 栏末尾的「+」按钮
定义表单的名称、描述和字段结构。每个字段可以配置是否启用 AI 识别、AI 提示词、默认值和必填规则等。
创建表单模板需要组织所有者权限。
第二步：上传文件或手动创建数据
上传文件后，AI 会根据表单模板中启用了 AI 识别的字段，自动从文件中提取对应信息并填充。您也可以不上传文件，手动填写表单数据。
第三步：核对并提交审批
核对 AI 填充的数据，有误可手动修正。确认后提交审批流程。
AI 表单仅在 Web 端可用，App 端不支持。
更多细节请看下方的功能详细说明。
功能详细说明
表单模板管理
创建表单模板
入口：左侧菜单 → AI 表单 → 「+」按钮
填写表单名称和描述，然后定义字段列表。
需要填写的信息：
| 填写项 | 是否必填 | 详细说明 |
|---|---|---|
| 表单名称 | 是 | 表单模板的名称 |
| 表单描述 | 否 | 表单的用途说明 |
| 字段列表 | 是 | 至少定义一个字段，字段配置详见下方 |
| 启用状态 | 否 | 是否启用此表单，默认启用 |
| 源文件类型 | 否 | 关联的组织文件类型，用于对附件进行分类 |
支持的字段类型
| 字段类型 | 说明 |
|---|---|
| 文本 | 单行文本输入 |
| 数值 | 数字输入 |
| 日期 | 日期选择 |
| 下拉选择 | 从预设选项中选择 |
| 联系人 | 关联系统中的客户、供应商或员工 |
| 关联票据 | 关联已有的账单或收入记录 |
| 商品明细 | 商品列表，每项包含名称、单位、单价、数量、小计 |
| 数组 | 包含子项定义的数组类型 |
字段配置项
| 配置项 | 说明 |
|---|---|
| 字段编号 | 字段的唯一标识 |
| 字段名称 | 在表单中显示的名称 |
| 字段类型 | 上述类型之一 |
| AI 识别 | 是否让 AI 从文件中自动提取此字段的值 |
| AI 描述 | 给 AI 的提示词，帮助 AI 更准确地理解和提取字段内容 |
| 默认值 | 字段的默认填充值 |
| 必填 | 是否为必填字段 |
| 启用 | 是否启用此字段 |
| 字段描述 | 字段的说明信息 |
创建表单模板时，系统会自动初始化审批流程和成员权限。组织所有者获得完整权限，管理员获得部分权限，其他成员默认无权限。
编辑和删除模板
入口：左侧菜单 → AI 表单 → 当前表单 Tab 旁的齿轮图标
可修改表单名称、描述、字段结构和启用状态。
删除表单模板时，关联的审批流程会一并删除，但已有的表单数据不会被删除。
表单数据管理
页面结构
入口：左侧菜单 → AI 表单
页面顶部以分段控件展示所有已启用的表单模板，点击切换不同的表单类型。选中的表单会被自动记忆，下次进入页面自动恢复。
创建表单数据
选择表单模板后，可以通过以下方式创建数据：
- 上传文件：AI 自动识别文件内容并填充表单字段
- 手动创建：直接填写表单数据，无需上传文件
创建后数据处于草稿状态，每条数据自动生成一个可读编号（格式：FORM-日期序号）。
AI 识别流程
上传文件后，AI 识别通过四步流水线完成：
- 准备：准备识别所需的数据
- 识别：AI 对文件内容进行解析
- 解析：将识别结果转换为结构化数据
- 收尾：更新数据状态，填充表单字段
每条数据默认有 3 次 AI 识别重试机会。识别失败后可以手动点击重试。
查询和筛选
支持以下筛选条件：
| 筛选条件 | 说明 |
|---|---|
| 关键词搜索 | 自动在所有文本类和下拉类字段中模糊匹配 |
| 创建时间 | 时间范围筛选 |
| 更新时间 | 时间范围筛选 |
| 数据状态 | 按解析状态筛选 |
| 审批状态 | 按审批流状态筛选 |
| 审批人 | 按审批人筛选 |
| 审批提交时间 | 时间范围筛选 |
| 可读编号 | 按编号筛选 |
| 自定义表单字段 | 根据字段类型支持不同的筛选操作 |
权限控制：拥有完整权限的用户可查看该表单的所有数据，部分权限用户仅可查看自己创建的数据。
编辑表单数据
核对 AI 填充结果，手动修正有误的字段后保存。
删除表单数据
待审批或已通过的数据不允许删除。删除时系统会自动处理关联的附件和重复状态。
如果被删除的数据属于重复组且删除后组内仅剩一条记录，系统会自动将剩余记录恢复为草稿状态。
处理重复数据
当 AI 检测到上传的文件内容与已有数据重复时，会将数据标记为「重复」状态。您可以查看重复列表，选择保留或移除。选择保留后，数据状态会从「重复」恢复为「草稿」。
源文件与票据联动
当表单包含「关联票据」字段时：
- 审批通过时：表单的源文件会自动作为附件添加到关联的账单或收入单据上。附件的文件类型从表单模板的配置中获取
- 删除或撤回时：自动从关联票据中移除对应的附件
数据状态速查
| 状态 | 含义 | 您可以做什么 |
|---|---|---|
| 已创建 | 等待 AI 处理 | 等待自动处理完成 |
| 处理中 | AI 正在识别 | 等待识别完成 |
| 草稿 | 识别完成或手动创建，可编辑 | 核对、编辑数据并提交审批 |
| 系统错误 | 处理过程中出错 | 点击重试（每条数据最多 3 次） |
| 重复数据 | 检测到与已有数据重复 | 查看重复列表，选择保留或移除 |
| 无法识别 | AI 无法识别文件内容 | 点击重试或手动填写数据 |
典型场景
想从一批合同文件中提取关键信息？ 创建一个表单模板，定义需要提取的字段（如合同金额、甲方名称、签署日期等），启用 AI 识别并填写 AI 提示词。然后批量上传合同文件，AI 会自动提取并填充到表单中。
AI 识别结果不准确？ 可以在字段的 AI 描述中提供更具体的提示词，帮助 AI 更准确地理解字段含义。比如：「提取合同中的总金额，不含税」。
不同团队需要用不同的表单？ 创建多个表单模板，每个模板有独立的权限和审批流程。组织所有者可以为不同成员配置不同表单的访问权限。
表单数据需要审批？ 创建表单模板时系统会自动初始化审批流程。在 审批流程设置 中可以为该表单配置具体的审批节点。
识别失败了怎么办？ 每条数据有 3 次重试机会。重试后仍然失败，可以直接在表单中手动填写数据。
表单中关联了账单，审批通过后会怎样？ 审批通过后，表单的源文件会自动作为附件添加到关联的账单或收入单据上。如果之后撤回或删除该表单数据，附件会自动从票据中移除。
如有其他问题，请联系客服团队。