组织管理

组织是 ccMonet 中所有业务数据的归属单位，您必须在某个组织中才能使用各项功能。本文档涵盖组织创建、公司资料配置（含新版财年 Schedule）、账单联系人、成员管理、角色权限、邮箱设置（含邮件模板自定义）和通知设置。

快速上手

创建组织：注册账户后，在组织列表页点击「创建新组织」，填写组织名称、国家和基础货币等基本信息。创建后系统自动初始化会计科目表、税码和审批流等默认配置，您自动成为组织拥有者。

完善公司资料：左侧菜单 → 设置 → 公司资料，页面分 5 个区块：Business Details（业务信息）、Address & Contact（地址与联系方式）、Financial（财务）、Preferences（偏好设置）、Danger Zone（危险操作）。滚动页面即可依次查看和编辑各区块，不需要跳转到其他页面。其中 Financial 区块里的财年 Schedule 是本次改版的重点——原来"首个财年"只能按月设置一次，现在变成一张可编辑的表格，可以精确到天、管理任意多个财年。

邀请团队成员：左侧菜单 → 设置 → 成员管理 → 「添加成员」，输入成员邮箱、选择角色并配置权限。成员收到邀请邮件后加入组织即可开始使用。

配置邮箱：左侧菜单 → 设置 → 邮箱，分为「助手邮箱」和「邮件模板」两个标签。助手邮箱用来设置转发邮箱地址；邮件模板可以让组织 Owner 自定义发票、对账单等单据对外发送邮件的标题和正文（详见邮件模板编辑）。

更多细节请看下方各角色的功能详细说明。

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功能详细说明

拥有者操作

创建组织

入口：登录后的组织列表页 → 「创建新组织」

您需要拥有有效的付费套餐才能创建新组织。

填写以下信息：

创建后，您自动成为组织拥有者，拥有最高权限。系统会异步初始化报销审批流、会计科目表、税码税率等默认配置。

公司资料（Company Profile）

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料

页面改为单页滚动布局，共 5 个区块，点进页面后可以直接滚动查看和编辑，不需要分页跳转：

可修改的信息：组织名称、Logo、邮箱、地址、邮编、电话、行业、时区、日期格式、公司语言、税务登记信息、水印设置、账单联系人等。

不可修改的字段：国家创建后不可修改。基础货币和财年结束月首次设置后不可修改（FastStatement 渠道组织的财年结束月除外，见下文）。

保存：页面顶部/底部的「保存」按钮统一提交整页改动。

基础货币

基础货币（页面上显示为「本位币」）是组织的默认货币，用于：

• 汇总不同币种的金额时作为换算基准
• 费用报销中将不同币种的费用统一换算

基础货币在首次设置后不可修改，请谨慎选择。

设置方式：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Financial 区块 → 基础货币（本位币）字段

财年 Schedule

财年 Schedule 是一张记录组织完整财年历史的表格，每一行代表一个财年区间，开始日期和结束日期都精确到天。它取代了原来"首个财年"只能按月设置、只能设置最早一年的旧方式——现在可以管理任意多个财年，衔接关系也由系统自动检查。

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Financial 区块 → 「财年」表格

表格里的信息：

可以做的操作：

保存时会自动检查这几条规则：

• 单个财年最长不能超过 18 个月
• 财年之间必须紧密衔接：上一个财年结束日期的第二天，必须正好是下一个财年的开始日期，中间不能留空档，也不能重叠
• 最新的一个财年必须覆盖到当前日期（不能把最后一个财年设置成已经完全过去的区间）
• 如果某个财年的边界日期已经被某笔期初余额用作记账基准，这个边界就不能再修改，需要先处理关联的期初余额

小提示：如果公司发生并购，或者需要调整财年周期，可以直接编辑最新财年的结束日期做出一个"短年"，后面的财年会自动按标准财年结束月对齐，不需要逐年手动改。

财年结束月 FastStatement 例外

基础货币和财年结束月一般首次设置后就不能再改。如果您的组织是通过 FastStatement 渠道创建和管理的，财年结束月不受此限制，仍然可以修改；其他组织不受此例外影响。

账单联系人

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Address & Contact 区块 → 账单联系人

除了组织本身的邮箱、电话等联系方式，您还可以在这里维护多条「账单联系人」（Bill Contacts）——用于账单、收入等单据对外发送通知时的收件人。每条联系人可填写姓名、职位、邮箱、电话，数量不限，随时可以新增、编辑或删除。

删除组织

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Danger Zone 区块 → 「删除组织」按钮

仅拥有者可操作。您至少需要拥有两个组织才能删除组织——如果这是您唯一的组织，则无法删除。删除前需要输入验证码确认身份，此操作不可撤销。

复制组织

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Danger Zone 区块 → 「复制组织」按钮

将当前组织的配置复制到一个新组织。仅拥有者可操作。

重置 Demo 组织

入口：左侧菜单 → 设置 → 公司资料 → Danger Zone 区块 → 「重置组织」按钮（仅 Demo 组织可见）

将 Demo 组织的所有数据恢复到初始演示状态，此操作不可撤销。仅组织创建者可操作。

会计与运营设置

入口：左侧菜单 → 设置 → 会计与运营设置

仅拥有者可见此菜单。

科目自动分配（控制科目映射）：设置好之后，系统在记录供应商账单、客户发票、员工报销等交易时会自动使用这里配置的默认科目，不用每次手动选择。分三组：

对账检查

入口：左侧菜单 → 设置 → 对账检查

对账检查是组织级别的数据校验规则引擎，管理员可为账单和收入配置自动校验规则，系统在单据变更或规则变更时自动执行校验，将违规信息标记在单据记录上。

页面顶部有分段控件，可在「账单」和「收入」两个模块之间切换，每个模块拥有独立的规则列表。

规则配置：

规则管理操作：

更新历史数据：点击页面上的「更新历史数据」按钮，可触发全量扫描，对所有历史单据重新执行当前启用的校验规则。同一组织同一模块同时只允许一个扫描任务运行。

校验结果展示：当组织有至少一条启用的校验规则时，账单和收入列表页会自动显示「校验」列，以彩色状态标签展示校验结果（未校验/无问题/有违规），支持按违规规则筛选。

成员管理

成员管理仅在 Web 端支持，App 端不提供成员/角色的查看和管理入口。具备成员管理能力的角色为：拥有者、在线客服人员和销售人员。

查看成员列表

入口：左侧菜单 → 设置 → 成员管理

列表展示组织所有成员的角色、邮箱、名称、汇报对象等信息。支持按状态（已激活/待加入）和角色筛选，以及按邮箱和名称搜索。

列表分三个标签：

添加成员

入口：成员管理 → 「添加成员」

添加后，如果该用户已注册 ccMonet 账户则直接加入组织；如果未注册，会记为「待加入」状态，系统发送邀请邮件。

添加成员时系统会检查当前订阅的成员配额。如果已达上限，需要先升级订阅。

编辑成员

入口：成员管理 → 选择成员 → 编辑

可修改角色、组织内名称、汇报对象和权限配置。角色字段支持多选，一位成员可以同时拥有多个角色；权限按所有角色中最高的一档计算。切换回单选角色后，原来的多角色记录会被覆盖。

删除成员

入口：成员管理 → 选择成员 → 删除

删除成员时，弹窗中可以选填一位「继承人」（仅单个成员删除支持，候选为组织内在职且已激活的其他成员）。

指定继承人时：继承人将接管被删成员的全部审批职责与汇报关系。

• 该成员下属的汇报对象改向继承人
• 各审批工作流模板中，将作为审批人/抄送人/允许提交人的被删成员替换为继承人（自动去重）；如组织为渠道组织，下属组织的模板一并同步替换
• 仍在「待审批」的审批单据：尚未处理节点上的审批人替换为继承人，并同步当前待办；继承人会以抄送形式追加到被删成员已处理过的历史节点（不改变状态、不重复发通知）
• 已完成（已通过/已拒绝/已撤回/已撤销）的审批实例只会追加一条抄送，不再改变流程
• 交接完成后向继承人发送一封聚合的「批量审批转签」邮件

未指定继承人时（即弹窗中留空）：按常规离职处理。

• 该成员下属的汇报对象自动迁移到被删除成员原本的汇报对象
• 该成员名下的待审批事项自动转给其汇报对象；若该成员没有汇报对象，则转给组织拥有者；转移完成后向接替人发送一封聚合的「批量审批转签」邮件
• 如果接替人也找不到，待审批节点会被自动通过（备注「成员已停用」）
• 审批流模板中对该成员的引用（审批人 / 抄送人 / 允许提交人）不会自动替换，需管理员手动到审批流设置中调整

通用限制：

• 不能删除组织的最后一个拥有者（至少保留一名）
• 成员为软删除，可在「已删除」标签页找回
• 如果是成员本人主动退出组织（而非管理员删除），系统会向组织所有拥有者发送一封退出通知邮件

查看与恢复已删除成员

入口：成员管理 → 切换到「已删除」标签页 → 选择成员 → 点击「恢复」

「已删除」标签页按删除时间倒序列出所有已软删除成员（含尚未注册账户的待加入成员），每行提供「恢复」按钮。

恢复成员时：

• 原样还原成员的角色、权限、汇报对象与组织内名称
• 不会恢复删除时已经做完的审批职责交接（即审批流模板/进行中实例上的替换仍保留，仍以继承人/接替人为准）
• 恢复前会进行成员配额校验——当前订阅成员名额已用满时阻止恢复并提示升级付费（渠道组织恢复跳过此校验）
• 恢复前会校验冲突：同组织内已存在相同邮箱或同一用户的在职成员时拒绝恢复
• 恢复操作与删除操作一样，需要具备成员管理能力（拥有者、销售人员、在线客服人员）

邀请成员

入口：成员管理 → 「邀请」按钮

对「待加入」状态的成员可以重发邀请。每次会话内对同一成员只能重发一次。

角色与权限管理

组织角色

权限级别

销售发票和供应商账单这两个模块的权限下拉里，还多一档「仅上传」，介于「无权限」和「部分权限」之间：只能看到自己上传的单据，且除了通过上传新建单据外，其余编辑、删除等操作都不能做。

创建自定义角色

入口：左侧菜单 → 设置 → 角色管理 → 「新增」

输入角色名称（组织内唯一），然后为各功能模块配置权限级别。可见的权限模块根据组织当前启用的功能动态显示。

编辑/删除自定义角色

入口：角色管理 → 选择角色

编辑角色名称或权限配置。删除角色前需确保没有成员正在使用该角色。

自定义字段

入口：左侧菜单 → 设置 → 自定义字段

自定义字段允许您为账单、收入、报销等模块添加额外的填写项。

支持的字段类型：

字段属性：

追踪分类是一种特殊的自定义字段，跨模块共享（账单/收入/报销），用于财务分类追踪。

邮箱设置

入口：左侧菜单 → 设置 → 邮箱

只有同时拥有采购账单、销售发票和个人报销三项权限，才能看到「邮箱」这个菜单项。

邮箱设置页分两个标签：

助手邮箱

系统为组织分配了专用的转发邮箱，将票据/费用转发到该地址即可自动识别入库：

非成员邮件支持：拥有者可以开启此开关，允许组织外部人员通过转发邮箱提交单据。

修改邮件前缀：拥有者可以修改转发邮箱的前缀部分。修改后需等待 6 个月才能再次修改。

邮件模板编辑

目前只在电脑上支持，手机 App 暂不提供。

邮件模板就是您发给客户/供应商的那些邮件——比如发票批准后自动发出的通知邮件、逾期催收邮件——的标题和正文内容。ccMonet 默认提供了一套标准内容；如果想换成自己公司的用语和风格，可以在这里自定义，保存后从下次发送起对本组织持续生效（不是只改这一次发送）。

两个入口，编辑的是同一份组织模板：

谁能编辑：

非 Owner 打开模板编辑弹窗时，所有输入框和按钮都会显示为只读，页面顶部会有提示。

可自定义的模板范围（4 类单据，共 11 个模板）：

已经自定义过的模板会在列表中标记「已自定义」。

怎么编辑一个模板：

1. 点击模板项，打开编辑弹窗，左边是效果预览，右边是编辑区
2. 填写邮件主题：不能为空、不能换行，最多 255 个字符
3. 填写邮件正文：不能为空，最多 50000 个字符
4. 需要插入客户名称、金额、到期日等信息时，点击「插入变量」，在光标处插入对应的变量占位符（格式为 {{变量名}}）
5. 左侧预览会实时更新（有轻微延迟属于正常现象）；主题或正文留空时，预览显示 ccMonet 默认内容
6. 确认无误后保存

邮件的页眉页脚样式沿用系统固定版式，不支持修改；如果邮件里出现不认识的占位符，会原样保留发出，不会被替换成空白。

发送时用哪份内容：优先级为「组织自定义 > 来源默认 > 平台默认」——即优先用您自定义的内容；没自定义过就用该单据来源对应的默认模板；连来源默认都没有，才用 ccMonet 的平台默认模板兜底。

恢复默认：已经自定义过的模板，编辑弹窗左下角会出现红色的「恢复默认」按钮。点击后需要二次确认，确认后自定义内容会被删除，之后发送该邮件会恢复使用系统默认内容。

通知设置

入口：左侧菜单 → 设置 → 通知设置

以矩阵形式展示各类通知的渠道开关，您可以按需控制每种通知的启用/禁用状态。

• 应用内通知始终开启，不可关闭
• 每次切换即时保存，无需点击保存按钮
• 通知设置按组织隔离，不同组织的偏好互相独立
• 产品价格变更通知默认关闭，需主动开启

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状态速查

成员状态

财年角色标签

邮件模板状态

角色权限对照

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典型场景

拥有者

刚创建组织，接下来该做什么？

1. 在 公司资料 完善组织名称、Logo 和基本信息
2. 设置基础货币和财年结束月（首次设置后不可修改，请谨慎选择）
3. 如果公司刚成立、第一年不满 12 个月，在 Financial 区块的财年 Schedule 里精确设置第一个财年的起止日期
4. 在 成员管理 邀请团队成员
5. 在 角色管理 创建自定义角色（如有需要）
6. 在 审批流设置 配置各业务类型的审批流程
7. 如果想让对外邮件用自己公司的语气，去 邮箱 的「邮件模板」标签自定义

公司发生并购或者财年周期要调整，怎么办？ 在 公司资料 的财年 Schedule 里，直接编辑最新一个财年的结束日期，做出一个"短年"或"长年"，后面的财年会自动按标准财年结束月对齐，不需要逐年手动改。

财年 Schedule 里有一行改不动怎么回事？ 这个财年的起止日期可能已经被某笔期初余额用作了记账基准，需要先处理关联的期初余额才能修改这个边界。

员工离职了怎么处理？ 在 成员管理 中删除该成员。系统会自动将其待审批事项转给汇报对象或组织拥有者。

想让不同部门的人只看到自己部门的数据？ 创建不同的自定义角色，为每个角色配置「部分权限」，这样成员只能看到和操作自己创建的数据。

基础货币选错了能改吗？ 基础货币首次设置后不可修改。如果确实选错了，需要创建新组织。

发给客户的发票邮件能不能换成自己公司的措辞？ 可以。去 邮箱 的「邮件模板」标签，找到对应单据的模板点击编辑，修改主题和正文后保存即可，只有组织 Owner 能改。

改坏了邮件模板想恢复怎么办？ 打开该模板的编辑弹窗，左下角有红色的「恢复默认」按钮，点击并确认后即可恢复成 ccMonet 默认内容。

管理员

怎么给新成员配置权限？ 在 成员管理 中找到该成员，编辑其权限配置。可以为各功能模块（如采购账单、销售发票、报销等）分别设置权限级别。

自定义角色和直接配权限有什么区别？ 自定义角色是一套预设的权限模板，可以分配给多个成员。直接配权限是为单个成员逐一设置。如果多人需要相同权限，建议创建自定义角色。

我能编辑邮件模板吗？ 邮件模板的查看权限和「邮箱」菜单一致，但保存和恢复默认只有组织 Owner 能做。如果您不是 Owner，打开模板会看到只读提示。

普通员工

怎么修改我的通知偏好？ 左侧菜单 → 设置 → 通知设置，按需开关各类通知渠道。

怎么退出组织？ 在 个人设置 中点击「退出组织」。退出后您将无法访问该组织的任何数据。

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如有其他问题，请联系客服团队。