产品管理

管理组织中的产品和服务数据，支持采购产品和销售产品两种类型。系统通过三层结构来组织产品信息，帮助您统一管理产品名称、分类、价格，并在账单和收入单据中复用。

快速上手

产品的三层结构

系统用三层结构来管理产品信息，从上到下分别是：

举例说明：

A4 打印纸（产品合并）
  ├── 供应商甲的 A4 纸（产品）
  │     ├── 账单 #001 第 2 行：10 箱 x 50 元（行项）
  │     └── 账单 #005 第 1 行：5 箱 x 48 元（行项）
  └── 供应商乙的 A4 纸（产品）
        └── 账单 #003 第 3 行：20 箱 x 45 元（行项）

为什么要分三层？ 因为同一种商品从不同供应商采购时，供应商给的名称、编号、价格可能都不一样。三层结构让您既能按供应商分别管理，又能在最顶层统一查看某种商品的总体情况（如总采购量、价格趋势）。

采购产品 vs 销售产品

产品如何被使用

日常使用中，产品信息会在以下场景自动发挥作用：

1. AI 自动匹配：上传账单或收入单据时，AI 识别行项中的产品名称后，会自动与已有产品记录匹配，匹配成功后自动填充分类等信息
2. 自动归组：新产品创建后，自动查找并归入已有的相似产品合并记录，减少手动合并和分类的工作量
3. 手动选择：在单据的行项中手动选择已有产品，复用产品的分类、单价等信息
4. 价格趋势：系统自动统计采购产品的价格变化，帮助您监控供应商报价

更多细节请看下方的功能详细说明。

功能详细说明

产品合并管理（顶层）

查看产品列表

入口：

• 统一入口：左侧菜单 → 主数据 → Items，通过顶部切换选择「Sales Items」（销售产品）或「Purchase Items」（采购产品）

产品列表展示所有产品合并记录。新添加的产品会有「新」标记，查看后标记消失。已开启库存追踪的产品显示绿色勾号图标。

筛选和排序：

视图管理：您可以将常用的筛选+排序组合保存为一个「视图」，下次直接切换，不用重新设置。

创建产品合并

入口：产品列表页 → 新建按钮

需要填写的信息：

编辑产品合并

入口：产品列表 → 点击产品进入详情页 → 编辑

修改产品信息。如果修改了分类，系统会询问您要如何应用这个变更：

合并产品

入口：产品列表 → 勾选多条记录 → 合并

当列表中有重复或相似的产品时，可以将它们合并为一条。

操作步骤：

1. 在列表中勾选要合并的产品（最少 2 条，最多 50 条）
2. 选择一条作为目标（保留项），其余为源
3. 确认后，源产品下的所有产品记录和行项都会自动迁移到目标产品下
4. 源产品记录被移除

合并操作不可撤销。如果选中的产品中有超过 1 条开启了库存追踪，合并操作无法执行。

拆分产品

入口：产品详情页 → 拆分按钮

当一个产品合并记录下包含了不应该合在一起的产品时，可以拆分出去。

前提条件：

• 产品合并下至少有 2 个产品记录
• 未开启库存追踪

操作步骤：

1. 在拆分弹窗中选择需要拆分出去的产品记录
2. 确认后，系统为选中的产品记录创建新的独立产品合并记录
3. 原产品合并记录保留未选中的部分

移动产品

入口：产品详情页 → 移动按钮

将某个供应商下的产品记录（中间层）从当前产品合并移动到另一个产品合并记录中。

移动操作不可撤销。

清除未使用产品

入口：产品列表页 → 清除未使用按钮

批量清理没有被任何单据行项引用过的产品合并记录，保持产品列表整洁。

库存追踪

产品合并（顶层）可以开启库存追踪功能。开启后，系统会自动根据交易记录维护库存数据。

开启库存追踪

入口：产品详情页 → 开启库存追踪

开启时需要填写以下信息：

库存数据

开启后系统自动计算和更新以下数据：

采购-销售产品关联

采购产品和销售产品之间可以建立关联关系，记录「生产或消耗一个销售产品需要多少采购产品」，用于成本核算。

价格趋势分析

系统自动分析采购产品的价格变化趋势。在产品列表中，每个产品旁会显示一个迷你折线图，直观展示价格走势。

价格趋势基于最近 10 条采购记录，数据量较少时仅供参考。

产品自动匹配（AI）

上传账单或收入单据时，AI 识别行项中的产品名称后，系统会自动尝试与已有产品进行匹配。

匹配流程：

1. AI 从文件中提取每行产品的名称
2. 系统将名称标准化（去除标点和空格、转为小写）后，与产品记录中的「匹配名称」进行精确比对
3. 匹配成功：行项自动关联到对应的产品记录和产品合并记录，复用分类等信息
4. 匹配失败：行项仅保留 AI 识别的名称，不关联产品

匹配名称和 AI 识别名称的区别：

新产品首次出现时无法自动匹配，需要您手动关联一次。之后系统会记住匹配名称，下次相同名称的产品会自动匹配。

匹配按产品类型区分：账单行项匹配采购产品，收入行项匹配销售产品。

产品自动归组

当新产品出现时（无论是 AI 识别创建还是手动创建），页面会自动查找已有的相似产品，并尝试将新产品归入同一个产品合并记录中。归组成功后，新产品会自动继承该产品合并记录的分类，无需您手动操作。

自动归组的过程：

1. 在已有的产品合并记录中查找类似产品（同类型，采购产品还会匹配同一供应商）
2. 根据价格相似度进一步筛选。自动匹配时，没有价格信息的产品不会出现在候选列表中，以提高匹配准确率
3. 通过智能匹配判断新产品名称是否与已有产品一致（能识别缩写、大小写、拼写差异等常见变体）
4. 匹配成功：新产品自动归入已有的产品合并记录，继承其分类
5. 未找到匹配：新产品保持独立，不影响正常使用

整个过程完全自动，无需任何操作。如果自动归组的结果不理想，您可以随时通过合并、拆分或移动功能手动调整。

行项管理（底层）

行项是单据（账单、收入等）中的具体明细行，每一行记录一种产品的交易信息。

行项字段说明

金额自动计算

行项中的金额会自动联动计算。修改任一金额字段时，其他相关字段自动更新：

税额计算方式取决于单据的含税/不含税设置：

行项操作

在单据详情页中，行项表格支持以下操作：

拆分行项

当行项名称包含特定关键词时，会显示「拆分」按钮。点击后可以将当前行项的金额或数量按比例分配到其他行项。

递延摊销

行项可以配置递延摊销，将一笔预付/预收费用按期分摊到多个会计期间，并自动生成各期的会计分录。

启用条件：行项分类必须是「预付款（Prepayment，账单）」或「预收款（Received in Advance，收入）」，其他分类无摊销入口。

入口：行项分类列中的摊销按钮。如果单据是新建状态或存在未保存的修改，点击时会弹出确认提示，确认后系统会先自动保存单据（只保存，不关闭），保存成功才打开摊销弹窗；保存失败则提示且不打开弹窗。

配置项：

三种摊销方式：前两种都叫"按月平均"，最容易搞混，区别在于开始当月要不要单独出一期零头，以及后续每期的记账日是"次月同一天"还是"自然月末"：

举例：总额 1200 元、期数 12、开始日期为 1 月 15 日。

• 按月平均：从 2 月 15 日起，每月 15 日记一期 100 元，一直到次年 1 月 15 日，共 12 条分录，1 月不出分录。
• 按月平均（月末入账）：1 月 15 日到 31 日先按天数比例算出一笔零头（约 54.84 元），记在 1 月 31 日作为第 1 期；之后从 2 月起每月月末各记一期 100 元，一直到次年 1 月 31 日，一共 13 条分录。
• 按日比例：按自然月切段计算，1 月和次年 1 月各有一段不完整的零头，一共约 13 条分录。

尾差自动配平：无论哪种方式，最后一期金额 = 总额 − 前面各期金额之和，将所有四舍五入累计误差归集到最后一期，保证各期之和精确等于总额。若极端精度场景下最后一期配平后为负数，系统拒绝生成，不写入分录。

生成的会计分录：账单的预付款摊销按期借「摊销科目（费用）」、贷「预付款」；收入的预收款摊销按期借「预收款」、贷「收入科目」。重新生成时系统会先清除旧的摊销分录再写入新批次。

摊销配置仅 Web 端支持。

批量导入产品主数据

入口：左侧菜单 → 主数据 → Items → 顶部切换销售或采购品类 → 列表工具栏「导入」按钮

适用角色：仅组织拥有者可操作；仅 Web 端支持。

通过上传文件批量导入产品主数据，由 AI 自动识别文件中的产品记录，您确认后批量创建。无需手动映射列。

支持的文件格式：CSV、Excel（XLS/XLSX）、PDF、图片（JPG/PNG/HEIC 等）。单次仅支持上传一个文件。

操作流程：

1. 上传文件：在导入弹窗中选择一个文件上传，系统启动 AI 识别
2. AI 识别：AI 从文件中按行提取产品主数据，字段值原样照抄
3. 确认与补齐：识别结果以表格展示，每行可勾选是否纳入导入。对每一行您需要补齐必填项：
   • 会计分类必填，且必须是当前品类（销售或采购）下的合法分类
   • 采购品类还需要为每行指定首选供应商
4. 提交导入：批量写入产品记录。每行返回结果：已创建 / 已跳过 / 失败（含原因）。新建的产品记录初始金额为零、标记为未查看

去重规则：系统按标准化匹配名（去除所有空白/标点/符号 + 转小写）与现有产品比对，同名记录会被判为「失败（名称已存在）」并禁用该行勾选，直到您改名为止；同一批次内标准化等价的后续行同样会被识别。

并发限制：导入提交持有组织级锁，同一组织同一时间仅允许一个主数据导入任务进行（供应商/客户/产品共享该锁）。

导出数据

入口：产品列表页 → 导出按钮

支持导出产品数据，包括销售/采购金额，可按年/季度/月维度分时间段。导出仅包含审批状态为已通过的单据行项数据。

典型场景

日常使用

上传账单后，行项的分类怎么自动就有了？ 因为 AI 识别了行项中的产品名称，并与已有产品记录匹配成功。匹配成功后，系统自动使用该产品设置的分类。如果匹配失败，AI 还会根据商品名称自动推荐分类，标记为「未确认」，您确认后该分类即生效。

新产品第一次出现，怎么让系统以后能自动识别？ 第一次出现时 AI 无法自动匹配。您需要手动在行项中选择或创建产品，关联后系统会记录匹配名称。下次 AI 识别到相同名称时就会自动匹配。

新产品自动归到已有产品下了，是怎么回事？ 这是自动归组功能。当新产品被创建时，页面会自动查找名称相似的已有产品合并记录，如果找到匹配项，就会将新产品归入其中并继承分类。这样可以减少您手动合并和分类的工作量。如果归组不准确，您可以通过拆分或移动功能调整。

同一种产品从不同供应商买，价格不一样怎么管理？ 系统的三层产品结构正好解决这个问题。在顶层「产品合并」记录下，每个供应商对应一条中间层「产品」记录，可以有各自的匹配名称和编号。但在顶层可以统一查看该商品的汇总情况和价格趋势。

递延摊销里两种"按月平均"有什么区别？ 区别在于开始当月要不要单独出一期。「按月平均」直接跳过开始当月，从下个月同一天开始记账，一共记「期数」条分录；「按月平均（月末入账）」不跳过开始当月，会先按当月剩余天数比例算出一笔零头作为第 1 期，之后每期改为在每月月末记账，所以除非开始日期正好是当月 1 号，否则会比设定的期数多出 1 条零头分录。选哪种主要看您公司的记账习惯：不想让开始当月出现摊销的选「按月平均」，希望开始当月也按天数摊一部分的选「按月平均（月末入账）」。

列表里产品太多太杂？ 可以使用「清除未使用产品」功能，批量清理没有被任何单据引用过的产品记录。还可以通过「合并产品」把重复的合到一起。

产品合并操作

发现两个产品其实是同一个东西，怎么合并？ 在产品列表中勾选这两条记录，点击「合并」，选择保留哪一条，确认后另一条的所有关联数据会自动迁移过来。合并后不可撤销，请确认后再操作。

一个产品下混进了不相关的供应商记录？ 使用「拆分」功能。打开这个产品，选择需要拆分出去的供应商产品记录，系统会为它们创建新的独立产品合并记录。前提是产品下至少有 2 条记录，且未开启库存追踪。

想把一个供应商的产品记录移到另一个产品合并下？ 使用「移动」功能。在产品详情页选择要移动的产品记录，指定目标产品合并，确认后完成迁移。

库存管理

怎么追踪某个产品的库存？ 在产品详情页开启「库存追踪」，填写初始库存数量和单价。开启后，每次采购入库（账单通过审批）自动增加库存，每次销售出库（收入通过审批）自动减少库存。在产品详情页可以查看当前在手数量、平均成本和总价值。

库存数据不对怎么调整？ 可以通过人工「调整」来增加或减少库存数量。

如有其他问题，请联系客服团队。