产品管理

管理组织中的产品和服务数据，支持采购产品和销售产品两种类型。系统通过三层结构来组织产品信息，帮助您统一管理产品名称、分类、价格，并在账单和收入单据中复用。

快速上手

产品的三层结构

系统用三层结构来管理产品信息，从上到下分别是：

举例说明：

A4 打印纸（产品合并）
  ├── 供应商甲的 A4 纸（产品）
  │     ├── 账单 #001 第 2 行：10 箱 x 50 元（行项）
  │     └── 账单 #005 第 1 行：5 箱 x 48 元（行项）
  └── 供应商乙的 A4 纸（产品）
        └── 账单 #003 第 3 行：20 箱 x 45 元（行项）

为什么要分三层？ 因为同一种商品从不同供应商采购时，供应商给的名称、编号、价格可能都不一样。三层结构让您既能按供应商分别管理，又能在最顶层统一查看某种商品的总体情况（如总采购量、价格趋势）。

采购产品 vs 销售产品

产品如何被使用

日常使用中，产品信息会在以下场景自动发挥作用：

1. AI 自动匹配：上传账单或收入单据时，AI 识别行项中的产品名称后，会自动与已有产品记录匹配，匹配成功后自动填充分类等信息
2. 手动选择：在单据的行项中手动选择已有产品，复用产品的分类、单价等信息
3. 价格趋势：系统自动统计采购产品的价格变化，帮助您监控供应商报价

更多细节请看下方的功能详细说明。

功能详细说明

产品合并管理（顶层）

查看产品列表

入口：

• 统一入口：左侧菜单 → 主数据 → Items，通过顶部切换选择「Sales Items」（销售产品）或「Purchase Items」（采购产品）

产品列表展示所有产品合并记录。新添加的产品会有「新」标记，查看后标记消失。已开启库存追踪的产品显示绿色勾号图标。

筛选和排序：

视图管理：您可以将常用的筛选+排序组合保存为一个「视图」，下次直接切换，不用重新设置。

创建产品合并

入口：产品列表页 → 新建按钮

需要填写的信息：

编辑产品合并

入口：产品列表 → 点击产品进入详情页 → 编辑

修改产品信息。如果修改了分类，系统会询问您要如何应用这个变更：

合并产品

入口：产品列表 → 勾选多条记录 → 合并

当列表中有重复或相似的产品时，可以将它们合并为一条。

操作步骤：

1. 在列表中勾选要合并的产品（最少 2 条，最多 50 条）
2. 选择一条作为目标（保留项），其余为源
3. 确认后，源产品下的所有产品记录和行项都会自动迁移到目标产品下
4. 源产品记录被移除

合并操作不可撤销。如果选中的产品中有超过 1 条开启了库存追踪，合并操作无法执行。

拆分产品

入口：产品详情页 → 拆分按钮

当一个产品合并记录下包含了不应该合在一起的产品时，可以拆分出去。

前提条件：

• 产品合并下至少有 2 个产品记录
• 未开启库存追踪

操作步骤：

1. 在拆分弹窗中选择需要拆分出去的产品记录
2. 确认后，系统为选中的产品记录创建新的独立产品合并记录
3. 原产品合并记录保留未选中的部分

移动产品

入口：产品详情页 → 移动按钮

将某个供应商下的产品记录（中间层）从当前产品合并移动到另一个产品合并记录中。

移动操作不可撤销。

清除未使用产品

入口：产品列表页 → 清除未使用按钮

批量清理没有被任何单据行项引用过的产品合并记录，保持产品列表整洁。

库存追踪

产品合并（顶层）可以开启库存追踪功能。开启后，系统会自动根据交易记录维护库存数据。

开启库存追踪

入口：产品详情页 → 开启库存追踪

开启时需要填写以下信息：

库存数据

开启后系统自动计算和更新以下数据：

采购-销售产品关联

采购产品和销售产品之间可以建立关联关系，记录「生产或消耗一个销售产品需要多少采购产品」，用于成本核算。

价格趋势分析

系统自动分析采购产品的价格变化趋势。在产品列表中，每个产品旁会显示一个迷你折线图，直观展示价格走势。

价格趋势基于最近 10 条采购记录，数据量较少时仅供参考。

产品自动匹配（AI）

上传账单或收入单据时，AI 识别行项中的产品名称后，系统会自动尝试与已有产品进行匹配。

匹配流程：

1. AI 从文件中提取每行产品的名称
2. 系统将名称标准化（去除标点和空格、转为小写）后，与产品记录中的「匹配名称」进行精确比对
3. 匹配成功：行项自动关联到对应的产品记录和产品合并记录，复用分类等信息
4. 匹配失败：行项仅保留 AI 识别的名称，不关联产品

匹配名称和 AI 识别名称的区别：

新产品首次出现时无法自动匹配，需要您手动关联一次。之后系统会记住匹配名称，下次相同名称的产品会自动匹配。

匹配按产品类型区分：账单行项匹配采购产品，收入行项匹配销售产品。

行项管理（底层）

行项是单据（账单、收入等）中的具体明细行，每一行记录一种产品的交易信息。

行项字段说明

金额自动计算

行项中的金额会自动联动计算。修改任一金额字段时，其他相关字段自动更新：

税额计算方式取决于单据的含税/不含税设置：

行项操作

在单据详情页中，行项表格支持以下操作：

拆分行项

当行项名称包含特定关键词时，会显示「拆分」按钮。点击后可以将当前行项的金额或数量按比例分配到其他行项。

递延摊销

行项可以配置递延摊销，将一次性费用按月分摊到多个会计期间。

入口：行项分类列中的摊销按钮

配置项：

配置后可以预览摊销计划，确认每期的分摊金额。保存后系统按计划在各会计期间自动生成摊销分录。

导出数据

入口：产品列表页 → 导出按钮

支持导出产品数据，包括销售/采购金额，可按年/季度/月维度分时间段。导出仅包含审批状态为已通过的单据行项数据。

典型场景

日常使用

上传账单后，行项的分类怎么自动就有了？ 因为 AI 识别了行项中的产品名称，并与已有产品记录匹配成功。匹配成功后，系统自动使用该产品设置的分类。如果匹配失败，AI 还会根据商品名称自动推荐分类，标记为「未确认」，您确认后该分类即生效。

新产品第一次出现，怎么让系统以后能自动识别？ 第一次出现时 AI 无法自动匹配。您需要手动在行项中选择或创建产品，关联后系统会记录匹配名称。下次 AI 识别到相同名称时就会自动匹配。

同一种产品从不同供应商买，价格不一样怎么管理？ 系统的三层产品结构正好解决这个问题。在顶层「产品合并」记录下，每个供应商对应一条中间层「产品」记录，可以有各自的匹配名称和编号。但在顶层可以统一查看该商品的汇总情况和价格趋势。

列表里产品太多太杂？ 可以使用「清除未使用产品」功能，批量清理没有被任何单据引用过的产品记录。还可以通过「合并产品」把重复的合到一起。

产品合并操作

发现两个产品其实是同一个东西，怎么合并？ 在产品列表中勾选这两条记录，点击「合并」，选择保留哪一条，确认后另一条的所有关联数据会自动迁移过来。合并后不可撤销，请确认后再操作。

一个产品下混进了不相关的供应商记录？ 使用「拆分」功能。打开这个产品，选择需要拆分出去的供应商产品记录，系统会为它们创建新的独立产品合并记录。前提是产品下至少有 2 条记录，且未开启库存追踪。

想把一个供应商的产品记录移到另一个产品合并下？ 使用「移动」功能。在产品详情页选择要移动的产品记录，指定目标产品合并，确认后完成迁移。

库存管理

怎么追踪某个产品的库存？ 在产品详情页开启「库存追踪」，填写初始库存数量和单价。开启后，每次采购入库（账单通过审批）自动增加库存，每次销售出库（收入通过审批）自动减少库存。在产品详情页可以查看当前在手数量、平均成本和总价值。

库存数据不对怎么调整？ 可以通过人工「调整」来增加或减少库存数量。

如有其他问题，请联系客服团队。