日记账与期初余额

手工录入会计分录，记录调整、冲销等非标准业务；设置期初余额，为财务报表提供起始数据。

快速上手

日记账用于记录系统自动生成的交易以外的手工调整。比如月末计提费用、跨科目调整、期末汇兑差异处理等，都可以通过日记账来完成。

日记账和期初余额仅在 Web 端可用，App 端暂不支持。

创建一笔日记账

1. 左侧菜单 → 财务 → 会计分录，点击「新建」
2. 填写日期和描述（描述可选）
3. 添加分录行：每行选择一个科目，填入金额（正数表示借方，负数表示贷方）
4. 确保所有分录行的借方合计等于贷方合计
5. 保存后日记账为「草稿」状态，分录尚未生效

让分录生效

草稿日记账不会影响任何报表数据。点击详情页的「过账」按钮，分录才会正式写入交易记录，开始影响损益表、资产负债表等财务报表。

设置期初余额

如果组织是从其他系统迁移过来的，需要把各科目的历史余额录入到系统中。在资产负债表页面点击「期初余额」按钮，选择对应的会计年度，逐科目填写借方或贷方金额，确认借贷平衡后保存。

更多细节请看下方功能详细说明。

功能详细说明

使用者操作

创建日记账

入口：左侧菜单 → 财务 → 会计分录 → 「新建」

创建时需要填写以下信息：

分录行（至少两行，借贷必须平衡）：

AI 辅助填写：点击「AI 填充」按钮，上传凭证后 AI 自动识别并填充分录行的科目、金额和描述。

保存后日记账为「草稿」状态，系统自动生成编号（格式：JE-日期-序号）。所有金额使用组织的基础货币，不支持外币分录。

日记账的四个状态

日记账有四个状态，构成完整的生命周期：

状态怎么流转：

草稿 ──过账──→ 已过账 ──冲销──→ 已冲销（终态，不可再操作）
                 │
                 └──作废──→ 已作废 ──过账──→ 已过账

过账

入口：日记账详情页 → 「过账」按钮

过账后分录正式写入交易记录，开始影响财务报表。

过账条件：

• 状态为草稿或已作废
• 日记账日期不在锁定期内

作废

入口：日记账详情页 → 「作废」按钮

将已过账日记账的所有交易记录删除，日记账回到可编辑状态。您可以修改后重新过账。

作废条件：

• 状态为已过账
• 日记账日期不在锁定期内

作废后交易记录会被彻底删除，无法恢复。如果只是想抵消一笔分录的影响而保留记录，请使用冲销。

编辑日记账

不同状态下的编辑权限：

删除日记账

入口：列表页勾选后批量删除，或详情页点击「删除」

只有草稿状态的日记账可以删除。已过账、已冲销、已作废的日记账不能删除。

复制日记账

入口：日记账详情页 → 「复制」按钮

基于当前日记账创建一份新的草稿，分录内容完全一致但使用新的日期和编号。适合需要定期录入相似分录的场景。

查看日记账列表

入口：左侧菜单 → 财务 → 会计分录

列表顶部有状态分段切换（草稿/已过账/已冲销/已作废），支持按日期范围筛选和关键词搜索。默认按日期倒序排列。

管理员操作

期初余额

入口：左侧菜单 → 财务 → 报表 → 资产负债表 → 「期初余额」按钮

期初余额是组织在某个会计年度开始时各科目的余额数据，相当于从旧系统「搬家」到 ccMonet 时带过来的起始数据。资产负债表的计算依赖期初余额作为基础。

设置流程：

1. 点击「期初余额」，打开全屏弹窗
2. 在顶部选择目标会计年度（系统根据组织的会计年度设置自动生成可选列表）
3. 在表格中逐科目填写借方或贷方金额（同一科目的借方和贷方不能同时有值）
4. 确认借方总额 = 贷方总额后，点击「保存」

辅助功能：

注意事项：

• 如果需要按部门、项目等维度拆分某个科目的余额，点击科目行的展开按钮，选择追踪分类字段（最多 2 个）
• 切换会计年度时，如果当前年度有未保存的修改，系统会提示您先保存或放弃
• 保存时系统会自动补充「本年利润」科目的值

年度结账

入口：左侧菜单 → 财务 → 报表 → 资产负债表 → 年度结账操作

会计年度结束后，系统会自动将本年度的损益表和资产负债表结果转换为下一年度的期初余额。这个过程叫做年度结账。

年度结账生成的期初余额由系统自动管理，不可手动删除。只有手工录入的期初余额可以删除。

锁定期

入口：左侧菜单 → 设置 → 组织设置 → 锁定期

锁定期是一个截止日期，用于保护已关闭的会计期间数据不被修改。设置后，该日期及之前的所有财务操作（包括日记账过账/作废、账单提交/审批、付款创建/修改/删除等）都会被阻止。

设置方式：在组织设置中选择一个日期作为锁定期。清空日期即可取消锁定。

锁定期的影响范围：

锁定期包含设置的那一天。比如锁定期设为 2025-12-31，那么 12 月 31 日及之前的数据都会被锁定。

状态速查

日记账状态

期初余额类型

典型场景

使用者

月末需要计提一笔费用，怎么操作？ 在 会计分录 页面新建日记账，添加两行分录：一行选费用科目（借方，正数），一行选应付或其他负债科目（贷方，负数），金额相同。保存后点击「过账」生效。

过账后发现金额填错了？ 在日记账详情页点击「编辑」，修改金额后保存，系统会自动重新过账。如果日期在锁定期内，需要先联系管理员调整锁定期。

想要撤销一笔已过账的分录？ 有两种方式：

• 作废：删除所有交易记录，日记账回到可编辑状态，可以修改后重新过账
• 冲销：创建一笔金额相反的交易抵消原分录，原始记录保留。冲销后不可再操作

日记账被提示"日期在锁定期内"？ 说明这笔日记账的日期在公司设置的锁定期范围内。您需要联系管理员调整锁定期，或修改日记账日期到锁定期之后。

需要定期录入类似的分录？ 使用「复制」功能：在原日记账详情页点击「复制」，会生成一份相同内容的新草稿，只需修改日期和金额。

管理员

第一次使用系统，怎么录入历史数据？ 在资产负债表页面点击「期初余额」，选择最早的会计年度，逐科目填写借贷金额。如果有旧系统导出的试算平衡表，可以用「导入试算平衡表」功能自动识别和填充。

期初余额借贷不平衡，保存不了？ 系统要求借方总额等于贷方总额才能保存。请检查各科目的金额是否准确。可以使用「四舍五入取整」功能消除小数差异。

怎么防止员工修改已关账期间的数据？ 在组织设置中设置锁定期。比如 2 月已关账，把锁定期设为 2 月最后一天（如 2025-02-28），之后所有 2 月及之前的财务操作都会被阻止。

年度切换后，需要手动录入新年度的期初余额吗？ 不需要。系统的年度结账功能会自动把上年度的报表结果转为新年度的期初余额。如果自动生成的数据需要调整，可以手工录入一份新的期初余额，手工录入的优先级更高。

如有其他问题，请联系客服团队。