贷记单 / 借记单 / 退款单
贷记单、借记单和退款单是[收入单据](income)的变体形式，用于对已开具的发票进行金额调整。当需要给客户退款、补差价或冲减金额时，使用这三种单据来处理。
贷记单 / 借记单 / 退款单
贷记单、借记单和退款单是收入单据的变体形式，用于对已开具的发票进行金额调整。当需要给客户退款、补差价或冲减金额时，使用这三种单据来处理。
快速上手
三种单据的区别
在使用之前，先了解它们各自适用的场景：
| 单据类型 | 谁开给谁 | 用途 | 典型场景 |
|---|---|---|---|
| 贷记单（Credit Note） | 卖方开给买方 | 冲减应付金额 | 客户退货、给客户打折扣 |
| 借记单（Debit Note） | 买方开给卖方 | 增加应付金额 | 补差价、追加费用 |
| 退款单（Refund Note） | 卖方开给买方 | 退还已收款项 | 客户已付款后需要退款 |
以上三种单据在系统内部统一按收入单据处理，共享收入单据的全部功能，包括审批流程、收款跟踪、行项明细等。它们通过「文档类型」字段来区分。
创建一张贷记单
入口：左侧菜单 → 交易 → 销售发票 → Add → Create Credit Note
- 点击 Create Credit Note 后进入空白表单
- 选择客户，填写金额、日期、行项明细等信息（与创建普通收入单据一样）
- 保存为草稿，核对无误后提交审批
- 审批通过后，系统自动确认编号，单据状态更新为「已通过」
创建后的单据处于「草稿」状态，收款状态为「未收款」。您可以反复编辑，准备好后再提交。
如果这张贷记单是要冲减一张具体发票的欠款，还有更快的方式——直接在那张发票的详情页点击「Create Credit Note」，创建后自动与发票配对抵扣，不用再手动收款。详见下方从销售发票创建。
更多细节请看下方的功能详细说明。
功能详细说明
操作人操作
创建贷记单 / 借记单 / 退款单
入口：左侧菜单 → 交易 → 销售发票 → Add → Create Credit Note
创建贷记单的流程和创建普通收入发票基本一致，区别在于：
- 入口不同：通过 Create Credit Note 菜单进入
- 编号独立：贷记单使用独立的编号序列，和普通发票编号分开，不会混淆
- 文档类型：创建时可选择具体的文档类型
文档类型选择：
| 文档类型 | 说明 |
|---|---|
| Credit Note（贷记单） | 卖方开给买方的冲减凭证 |
| Debit Note（借记单） | 买方开给卖方的加收凭证 |
| Refund Note（退款单） | 退还已收款项的凭证 |
| Self-billed Credit Note（自开贷记单） | 由买方代替卖方开具的冲减凭证 |
| Self-billed Debit Note（自开借记单） | 由买方代替卖方开具的加收凭证 |
| Self-billed Refund Note（自开退款单） | 由买方代替卖方开具的退款凭证 |
「自开」类单据指由买方代替卖方发起开具的单据，适用于双方约定由买方代开的场景。
需要填写的信息：
| 填写项 | 是否必填 | 详细说明 |
|---|---|---|
| 客户 | 草稿保存时否，提交时必填 | 选择客户后系统自动生成编号 |
| 发票编号 | 否 | 选择客户或日期后自动生成（使用贷记单独立编号序列），也可手动填写（需组织内唯一） |
| 日期 | 否 | 单据日期 |
| 到期日 | 否 | 收款到期日期，可由付款条件自动计算 |
| 付款条件 | 否 | 设置后自动计算到期日（7 天/15 天/30 天/45 天/60 天/90 天/收到即付） |
| 币种 | 否 | 默认为公司基础货币 |
| 汇率 | 自动 | 交易币种到公司基础货币的汇率，自动获取。可手动修改 |
| 含税/免税 | 否 | 控制行项金额的税额计算方式 |
| 产品行项 | 建议填写 | 逐行填写产品名称、数量、单价、税率等，总额由行项自动计算 |
| 描述 | 否 | 单据描述 |
| 备注 | 否 | 备注信息，会显示在 PDF 中 |
| 收款二维码 | 否 | 上传收款二维码图片或选择模板，显示在 PDF 中 |
| 自定义字段 | 视公司配置 | 公司自定义的额外填写项 |
| 标签 | 否 | 给单据加分类标签，便于后续筛选 |
| 附件 | 否 | 上传补充材料 |
从销售发票创建
除了从头新建，还可以直接在一张已通过审批的发票上生成贷记单，两者自动配对抵扣，不用再手动登记收款。
适用条件：发票已审批通过，且发票币种与公司基础货币相同（外币发票暂不支持这个入口，只能走前面「创建贷记单」的手动流程）。
入口：销售发票 → 发票详情页 → 顶部操作区 → 「Create Credit Note」按钮
操作流程：
- 打开符合条件的发票详情页，点击顶部的「Create Credit Note」按钮
- 弹窗中确认日期（默认取发票的权责发生日期，没有则取发票日期）和金额（默认取发票当前的欠付余额，也可以改成其他金额，包括大于欠付余额的折扣类贷记单）
- 确认提交
结果：系统立即创建一张关联该发票的草稿贷记单，并自动与发票成对抵扣——发票那边新增一笔正向收款记录，贷记单那边新增一笔负向记录，两边互相抵消，欠付余额同步更新，不需要再手动收款。创建成功后会自动在新标签页打开这张贷记单。
和手动创建的区别：手动创建（上面「创建贷记单/借记单/退款单」）是一张全新的空白单据，需要自己选客户、填金额，不会自动跟任何发票抵扣。从发票创建则是自动关联并抵扣指定的那张发票。如果只是要给客户开一张折扣或退款凭证、不特指某张发票，用手动创建即可；如果是要冲减一张具体发票的欠款，从该发票详情页创建更省事。
修改单据
入口：销售发票 → 点击单据进入详情页 → 编辑
修改贷记单与修改普通收入单据的规则完全一致。修改后金额会自动重新计算。
什么时候可以修改：
| 状态 | 能否修改 | 说明 |
|---|---|---|
| 草稿 | 可以 | 随时编辑 |
| 待审批 | 不可以 | 需要先撤回，才能修改 |
| 已通过 | 不可以 | 需要管理员先撤销，才能修改 |
| 已拒绝 | 可以 | 根据拒绝原因修改后重新提交 |
| 已撤回 | 可以 | 修改后重新提交 |
| 已撤销 | 可以 | 修改后重新提交 |
另外，如果公司设置了锁定期（保护已关闭的会计期间，防止历史数据被修改），在锁定期范围内的单据即使状态允许也无法修改。
提交审批
入口：单据详情页 → 「提交」按钮
贷记单使用和收入单据相同的审批流程（「收入审批」类型）。提交后：
- 如果审批流程中有审批人需要处理 → 状态变为「待审批」
- 如果审批流为空或所有节点自动通过 → 状态直接变为「已通过」
提交时系统自动确认编号。您还可以配置以下邮件选项：
- 指定收件人邮箱和抄送邮箱
- 选择审批通过后是否自动发送邮件给客户
请先确认您公司的审批方式：如果公司使用 Lark 或飞书审批，提交后单据同步到 Lark/飞书中处理，结果自动同步回来。请参阅 Lark/飞书审批流程。
撤回
入口：单据详情页 → 「撤回」按钮
单据在「待审批」状态时，可以撤回。撤回后状态变为「已撤回」，可修改后重新提交。
收款操作
审批通过后，单据进入收款跟踪阶段。您可以在详情页记录收款信息，系统自动更新收款状态：
- 未收款 → 记录部分收款 → 部分收款 → 继续收款至全额 → 已收齐
- 也可以一次性记录全额收款，直接变为「已收齐」
收款金额会自动换算为公司基础货币，待收余额 = 应收金额 - 已收款总额。
负数单据的结清：对于应付/应收金额为负的单据（例如冲减后金额为负的贷记单、红冲单据），使用「Mark as Paid」一键销账时，系统会按带符号的金额销账，保留负号，从而正确判定为「已收齐」。
此前版本中，负数单据在「Mark as Paid」时付款金额会被强制归零，导致单据始终停留在「未收款」无法结清；该问题已于 2026-05-21 修复。如发现历史负数单据状态异常，可重新执行 Mark as Paid 即可正常结清。
抵扣到发票
如果这张贷记单还有没用完的余额，可以主动把余额分配抵扣到客户名下的一张或多张发票，不需要等对方发票那边操作。
入口：贷记单详情页 → 「Apply Credit」按钮
操作流程：
- 打开贷记单详情页，点击「Apply Credit」按钮，弹窗顶部会显示这张贷记单当前的可用余额
- 弹窗中列出同一客户名下所有待付的发票，包含发票号（点击可在新窗口打开发票详情）、欠付余额，以及一个可编辑的「本次抵扣金额」
- 每张发票能填的抵扣金额，最高不超过「该发票的欠付余额」和「贷记单剩余可抵扣余额」两者中较小的一个
- 弹窗底部实时显示本次抵扣合计，以及抵扣后贷记单剩余的可用余额
- 确认提交
结果：贷记单的余额被分配抵扣到您选择的一张或多张发票上，对应发票的欠付余额相应减少。这套抵扣机制和发票那边的客户余额抵扣是同一套底层逻辑，只是发起方向相反——一个是发票主动抵扣客户余额，一个是贷记单主动抵扣到发票。
邮件发送与 PDF
贷记单支持 PDF 生成和邮件发送功能，与普通收入发票一致：
- 创建和修改时自动生成 PDF
- 单据详情页始终显示 PDF 实时预览
- 可在详情页下载 PDF
- 审批通过后可发送邮件给客户
电子发票发布
贷记单支持通过电子发票平台（InvoiceNow、MyInvois）发布。每种文档类型在电子发票中有独立的类型标识：
| 文档类型 | 电子发票类型 |
|---|---|
| 贷记单 | Credit Note |
| 借记单 | Debit Note |
| 退款单 | Refund Note |
| 自开贷记单 | Self-billed Credit Note |
| 自开借记单 | Self-billed Debit Note |
| 自开退款单 | Self-billed Refund Note |
当已发布过电子发票的收入单据修改金额后重新发布时，系统会根据金额差异自动判定发送的文档类型：本地金额大于远端金额时发送借记单，本地金额小于远端金额时发送贷记单。
删除单据
入口：列表页操作菜单或详情页点击「删除」
删除规则与收入单据一致。
不能删除的情况：状态为「待审批」或「已通过」的单据不能删除。已有已对账的收款记录也不能删除。
其他操作
贷记单还支持以下与收入单据相同的操作：
| 操作 | 说明 |
|---|---|
| 评论 | 在单据上留言，支持 @ 提及其他人 |
| 标签 | 给单据分类，便于筛选 |
| 打印 PDF | 下载或打印单据 PDF |
| 详情页查看 | 查看完整信息、审批记录、收款记录等 |
审批人操作
贷记单使用「收入审批」类型，审批人的操作与普通收入单据完全一致。
审批通过 / 拒绝
收到审批通知后，点击进入单据详情页。查看客户、金额、行项明细、附件等信息，确认无误后选择「通过」；有问题选择「拒绝」并填写拒绝原因。
加签 / 转签
如果公司使用 Lark 或飞书审批，加签、转签等操作在 Lark/飞书中完成。
管理员 / 财务操作
撤销已通过的单据
入口：单据详情页 → 「撤销」
已通过的单据发现有问题时，管理员可以将其撤销。撤销后状态变为「已撤销」，操作人可以重新编辑和提交。
限制条件：
- 只有管理员或平台服务人员可以操作
- 如果该单据已有已对账的收款记录，不能撤销
列表与筛选
入口：左侧菜单 → 交易 → 销售发票
贷记单和普通收入单据在同一个列表中展示，不单独分离。您可以通过筛选条件区分贷记单和普通发票。
筛选条件：审批状态、收款状态、客户、金额、币种、日期、标签，以及公司配置的自定义字段。
视图管理：您可以将常用的筛选+排序+列配置保存为一个「视图」，下次直接切换。
批量操作
入口：销售发票 → 勾选多条记录 → 批量操作菜单
贷记单支持与收入单据相同的批量操作，包括：批量标记已收款、批量提交审批、批量撤销、批量设置标签等。
导出数据
入口：销售发票 列表页 → 导出按钮
支持导出收入单据和行项明细（Excel 格式），可自定义选择导出哪些列。贷记单的导出数据包含在收入导出中。
状态速查
审批状态
| 状态 | 含义 | 可以做什么 |
|---|---|---|
| 草稿 | 刚创建，未提交 | 编辑、删除、提交 |
| 待审批 | 等待审批人处理 | 撤回 |
| 已通过 | 审批通过 | 记录收款 |
| 已拒绝 | 审批未通过 | 修改后重新提交 |
| 已撤回 | 主动撤回 | 修改后重新提交 |
| 已撤销 | 管理员撤销 | 修改后重新提交 |
收款状态
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| 未收款 | 尚未收到任何款项 |
| 部分收款 | 已收到部分，还有余额 |
| 已收齐 | 全额到账 |
典型场景
操作人
客户退货，需要给客户一张冲减凭证？ 创建一张贷记单（Credit Note）。在销售发票页面点击 Add → Create Credit Note，选择客户，填写退货的金额和行项明细，提交审批。审批通过后可以通过邮件发送给客户。
之前的发票少算了费用，需要补收差额？ 创建一张借记单（Debit Note）。在创建贷记单时将文档类型选择为 Debit Note，填写需要补收的金额。借记单表示需要增加客户的应付金额。
客户已经付款了，但需要退回部分款项？ 创建一张退款单（Refund Note）。在创建贷记单时将文档类型选择为 Refund Note，填写需要退还的金额。退款单专门用于记录已收款项的退还。
想冲减一张具体发票的欠款，有比手动创建更快的方式吗？ 有。打开那张发票的详情页（要求已审批通过，且币种与公司基础货币相同），点击顶部的「Create Credit Note」按钮，确认日期和金额后提交。系统会自动生成一张贷记单，并直接和这张发票配对抵扣，不用您再手动收款。
贷记单还有余额没用完，能主动抵扣给其他发票吗？ 可以。打开这张贷记单的详情页，点击「Apply Credit」按钮，选择客户名下要抵扣的一张或多张发票，分别填写本次抵扣金额，确认后即可完成分配抵扣。
贷记单和普通发票的编号会不会冲突？ 不会。贷记单使用独立的编号序列，与普通发票编号分开。两者的编号互不影响。
已经通过的贷记单发现有错，能改吗？ 您自己改不了。需要管理员先「撤销」这张单据，撤销后您再修改并重新提交。注意：已有已对账的收款记录的单据不能撤销。
贷记单在列表里怎么找？ 贷记单和普通收入单据在同一个列表中（销售发票页面），可以通过筛选条件区分。
买方代开的单据怎么处理？ 创建贷记单时选择对应的「自开」文档类型（如 Self-billed Credit Note）。自开类单据在电子发票发布时会按自开发票的流程处理。
审批人
收到贷记单审批怎么处理？ 和审批普通收入单据一样。在审批通知中点击进入详情，查看客户、金额、行项明细和附件后，选择「通过」或「拒绝」。拒绝时请填写原因。
管理员 / 财务
需要给客户发送电子发票版本的贷记单？ 在审批通过的贷记单上使用电子发票发布功能。系统会根据文档类型发送对应的电子发票类型（如 Credit Note、Debit Note 等）。
已发布的发票金额修改后如何重新发送？ 修改已发布过电子发票的收入单据金额后重新发布时，系统会自动判定：本地金额大于远端金额发送借记单，小于远端金额发送贷记单，无需手动选择。
如有其他问题，请联系客服团队。