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供应商与客户管理

管理企业的供应商、客户和收款人(员工),支持创建、编辑、合并、清理、停用与启用、批量导入识别和金额追踪。商户是账单、收入、付款、采购单、报价单、对账单等业务模块的基础数据。

供应商与客户管理

管理企业的供应商、客户和收款人(员工),支持创建、编辑、合并、清理、停用与启用、批量导入识别和金额追踪。商户是账单、收入、付款、采购单、报价单、对账单等业务模块的基础数据。

快速上手

系统中的「商户」分为三种类型,分别对应不同的业务角色:

类型含义典型场景入口
供应商(Vendor)向您的企业提供商品或服务的外部商户办公用品供应商、物流公司等左侧菜单 → 主数据 → 供应商
客户(Customer)您的企业向其销售商品或服务的外部商户企业客户、合作伙伴等左侧菜单 → 主数据 → 客户
收款人(Payee)企业内部员工或个人收款人报销的员工、外聘顾问等左侧菜单 → 主数据 → 供应商(员工 Tab)

三者的关系:它们在系统中使用统一的数据模型,区别仅在类型不同。供应商关联应付账单,客户关联应收收入,收款人关联报销和员工薪酬类账单。类型在创建时确定,之后不可更改。

核心概念:启用 / 停用(Active / Inactive)

商户档案有两种状态:

  • 启用(Active):默认状态,可正常在任何单据中选择和提交审批
  • 停用(Inactive):保留档案与历史数据,但不能再被用于新单据的审批

「停用」用于替代直接删除已经累积过业务数据的商户:商户离场后,您不需要清空它的历史就能让它从日常选择中淡出。

停用是无门槛的:即使商户有欠款余额、有历史账单引用,也可以随时停用;同样可以随时恢复启用。

停用商户的影响

  • 提交以下单据审批时,如果关联的商户已停用,提交会被拒绝:账单(供应商)、收入(客户)、采购单(供应商)、报价单(客户)、汇款(按每条汇款明细的供应商)、对账单(供应商)
  • 报销不受此拦截,因为报销收款人必须是提交人自己,而组织成员对应的收款人档案不允许停用
  • 新建/编辑单据时,商户选择器默认只展示启用商户;但如果当前单据已经关联了一个已停用商户,它仍然会保留在选项里,保证正常回显

「启用 / 停用」目前仅 Web 端支持,App 端暂未提供切换入口。

最短操作路径

  1. 创建商户:进入供应商或客户列表页,点击「新建商户」按钮,填写名称和类型,保存即可
  2. 自动创建:上传账单收入文件时,AI 识别到的供应商/客户名称会自动匹配或创建对应的商户记录
  3. 批量导入:组织拥有者可在供应商/客户列表使用「导入」按钮,上传 CSV/Excel/PDF/图片,由 AI 识别后批量入库
  4. 查看详情:在列表中点击商户(供应商/客户)打开详情弹窗,查看基本信息、活动记录和银行对账
  5. 停用 / 启用:在列表顶部切换「启用 / 停用」Tab,对单个或多个商户点「设为停用」「恢复启用」

商户管理 Web 端和 App 端均支持基础功能。App 端覆盖列表浏览、详情查看、创建编辑和合并;停用/启用、批量导入识别、清理、Excel 导出、控制科目覆盖、联系人管理仅 Web 端支持。


功能详细说明

所有用户操作

创建商户

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 「新建商户」按钮

需要填写的信息

填写项是否必填说明
名称必填商户显示名称。供应商/客户会检查名称是否与现有记录重复(去空格、去标点、转小写后比较)
类型必填供应商 / 客户 / 收款人,创建后不可更改
会计分组必填业务分类 + 往来方/角色类型的组合选择,影响总账科目映射
联系信息选填邮箱、电话、地址、网站等(邮箱须包含 @
银行信息选填开户银行、账户名称、账户号码
税务信息选填税务登记、税务登记号(仅供应商/客户)
匹配名选填银行流水自动匹配的别名列表
标签选填分类标签,便于筛选

供应商/客户专属字段

字段说明默认值
业务分类贸易 / 非贸易贸易
往来方类型第三方 / 关联方第三方

收款人(员工)专属字段

字段说明
员工编号同组织同类型内唯一
员工分类组织配置的员工分组
职位员工职位
角色类型员工 / 董事股东,影响总账科目映射

新建的商户默认是启用状态,所有金额字段初始为零。系统会异步检测名称是否与其他商户相似,如有相似会生成待办提醒。

修改商户

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 商户详情 → 编辑

您可以修改名称、联系信息、银行信息、税务信息、匹配名、标签等。

注意事项

  • 商户类型不可修改
  • 修改供应商/客户名称时,会重新检查名称是否重复
  • 修改收款人的员工编号时,会检查在同组织同类型内是否唯一

关于「供应商默认分类规则」(默认会计分类、是否始终需人工确认):设置或修改该规则仅更新供应商档案本身,不会回改任何已有的账单/收入/产品行项。规则只在后续 AI 识别或录入新单据时生效,套用到新产生的行项上。历史数据需要时由用户手动调整。

查看商户详情

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 点击商户行

供应商和客户点击行可打开详情弹窗,包含三个标签页:

标签页内容
基本信息商户完整信息字段,支持编辑
活动记录关联单据的柱状图统计(按月/按条目,按总额/应付/欠款),以及活动详情列表
银行对账商户维度的银行对账操作界面

收款人(员工)不支持点击行查看详情弹窗,仅通过编辑按钮操作。

匹配名管理

入口:商户详情 → 匹配名编辑

匹配名是商户的别名列表,用于银行流水自动匹配。例如,供应商「中国电信」可能在银行流水中显示为「中国电信股份有限公司」或「China Telecom」,将这些名称添加为匹配名后,银行流水导入时可以自动关联到正确的供应商。

匹配规则:名称经过标准化处理(转小写 → 去空格 → 去标点 → 去特殊字符)后进行精确匹配。同类型商户之间匹配名不可冲突。

停用与恢复启用

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 列表顶部「启用 / 停用」Tab → 行内/批量「设为停用」或「恢复启用」

「停用」替代了直接删除,已经累积过业务数据的商户从此不必硬删除即可从日常选择中淡出。

操作要点

项目说明
默认状态新建商户为启用
列表 Tab顶部「启用 / 停用」两个 Tab,分别查看两类商户
切换方向在「启用」Tab 中可「设为停用」;在「停用」Tab 中可「恢复启用」
前置条件无门槛——有欠款余额、有历史账单引用均可停用,可重复操作
名称显示停用商户在名称后显示「(Inactive)」标记
单据选择器默认只显示启用商户;当前单据已关联的停用商户保留显示,正常回显
合并状态合并多个商户时,任一启用则新商户为启用;全部停用时新商户才为停用
组织成员对应的收款人不允许停用,避免影响该员工的报销提交

停用商户禁止提交以下单据的审批(提交时会被拒绝并按商户类型提示):

单据类型关联商户类型
账单供应商
收入客户
采购单供应商
报价单客户
汇款供应商(按每条汇款明细的商户分别校验)
对账单供应商

报销不受此拦截:报销收款人必为提交人本人的成员档案,组织成员对应的收款人不允许设为停用,因此不存在「停用收款人导致报销卡住」的情况。

「启用 / 停用」目前仅 Web 端支持。

删除商户

自 2026-05-21 起,Web 端商户列表和详情页不再提供独立的「删除」按钮,原本"想从列表里清掉它"的需求改用「停用」满足。下方说明的删除行为仅在「清理」「合并」「强制删除关联产品」等场景内部复用。

删除限制

  • 收款人已关联组织成员 → 不可删除
  • 被账单、收入、银行交易、期初余额、对账单、采购单、对账单项、汇款项、报价单等业务单据引用 → 不可删除
  • 仅被产品引用 → 默认不可删除,但支持强制删除(同时删除关联产品)

删除失败弹窗:在「合并」或后台清理场景遇到引用阻塞时,系统会弹窗按业务分类列出关联单据,方便您先处理这些单据:

分类说明
Bills / Invoices(账单 / 销售发票)引用该商户的所有账单和销售发票
Bank Transactions(银行交易)商户作为对手方的银行流水
Journal Entries(日记账分录)商户作为分录联系人
Purchase Orders(采购单)关联该商户的采购单
Quotations(报价单)关联该客户的报价单
SOA(对账单)应付/应收对账单
Conversion Balance(期初余额)商户出现在期初余额条目
Remit(汇款)关联该商户的汇款单
Payroll Items(工资项)商户为员工时的工资项,仅包含草稿或已作废状态

每类最多显示 5 条单据号 + 真实总数,超过 5 条会提示剩余条数。

管理操作

合并商户

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 列表选择多个商户 → 「合并」按钮

当系统中同一个供应商或客户有多条记录时(例如 AI 识别时创建了重复记录),可以将它们合并为一个。

操作条件

  • 至少选择 2 个商户,最多 20 个
  • 所有商户必须是同一类型
  • 收款人合并时,已关联组织成员的记录最多 1 个
  • 不可合并绑定到不同组织的商户

合并后的效果

  • 生成一个新商户,所有旧商户被软删除
  • 所有关联的业务单据(账单、收入、采购单、银行流水等)自动更新为新商户
  • 匹配名合并:所有旧商户的匹配名和标准化名称合并到新商户
  • 金额累加:欠款余额、总交易金额、应付总额等累加
  • 状态推导:只要参与合并的商户中任一为启用,新商户即为启用;全部停用时才为停用

合并操作不可撤销。

批量导入识别(供应商 / 客户)

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 列表工具栏「导入」按钮

适用角色:仅组织拥有者可见和使用此入口。

上传一个文件后,AI 会按主数据 Schema 直接从文件中逐条提取商户记录,您在确认表格中补齐必填项后批量入库,无需手动做列映射。

支持的文件格式:CSV、Excel(XLS/XLSX)、PDF、图片(JPG/PNG/HEIC 等)。单次只能上传一个文件。

操作流程

  1. 上传:选择单个文件上传,触发 AI 识别
  2. 识别:AI 提取每行的字段值,原样照抄,不翻译、不归一、不重排
  3. 确认:以表格形式展示识别结果,每行可勾选是否纳入导入;对每行补齐必填项——
    • 供应商 / 客户行:需选择会计分组
  4. 提交:批量写入;每行返回结果为「已创建 / 已跳过 / 失败(含原因)」。新建记录金额初始为零、标记为未查看

去重规则:按标准化匹配名(去除空白、标点、符号 + 转小写)与现有商户比对,若同名则该行判为「失败(名称已存在)」并禁用勾选直到您改名;同一批次内标准化等价的后续行也会被识别。

并发限制:同一组织同时只允许一个导入任务进行。

此功能仅 Web 端支持。App 端不提供批量导入识别。

清理商户

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 「清理」按钮

批量清除「零交易金额且无任何业务引用」的供应商或客户。适用于清理 AI 识别自动创建但从未使用过的商户记录。

清理范围:仅供应商和客户,不包含收款人(员工)。收款人列表中不显示清理按钮。

如果您只是想让某些商户从日常选择器中淡出而不清空它的历史,请改用「停用」。

商户金额追踪

系统自动追踪每个商户的金额数据,无需手动操作:

金额字段含义
欠款余额应收/应付余额
总交易金额关联账单/收入的总额合计(按组织基础货币换算)
应付/应收总额关联账单/收入的应付金额合计

金额在关联单据发生创建、修改、删除、付款等操作时自动异步重新计算,均四舍五入保留 2 位小数。

列表中支持切换金额计算方式:按账单/收入计算(默认)或按银行对账计算。

会计分组与 GL 科目映射

创建或编辑商户时,「会计分组」决定该商户自动映射到哪个总账科目:

供应商/客户

业务分类往来方类型默认映射科目
贸易第三方供应商:应付账款 / 客户:应收账款
贸易关联方需手动配置
非贸易第三方需手动配置
非贸易关联方需手动配置

收款人

角色类型默认映射科目
员工未付报销费用
董事/股东需手动配置

如果没有对某个商户单独设置科目,科目映射按上表规则实时计算;如果设置了下面的「控制科目覆盖」,该商户会固定使用您指定的科目。

控制科目覆盖(仅 Web 端)

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 新建商户 / 商户详情 → 编辑 → 会计分组区 → Control Account 下拉

如果某个客户或供应商需要单独使用一个和组织默认不一样的总账科目(而不是按上面「业务分类 + 往来方类型」的组合自动映射),可以在这里单独指定。

怎么生效

  • 留空:按组织的默认映射规则走(也就是上方表格里的规则)
  • 选择了具体科目:这个商户不管是报表还是记账,都固定使用您指定的这个科目,不再跟着组织默认规则走

优先级:单独指定的科目 > 组织默认映射 > 空

可选科目范围:下拉只列出符合该商户类型的科目——客户可选「应收账款」或「其他流动资产」,供应商/收款人可选「应付账款」或「其他流动负债」,不能选收入、费用、银行等其他类型的科目。留空时,下拉里会提示当前组织默认使用的科目名称,方便您确认。

「控制科目覆盖」目前仅 Web 端支持,App 端暂不提供这个设置项。

联系人管理

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户 → 商户详情 → 编辑

每个客户/供应商档案都可以维护一个或多个「账单联系人」,用于账单、收入等单据发送通知和文档时的收件人信息。

需要填写的信息

填写项是否必填说明
姓名必填联系人姓名
职位选填联系人职位
邮箱选填联系人邮箱
电话选填联系人电话

同一个商户下可以添加多条账单联系人,没有数量上限。联系人类型创建后不能更改,如果录错了类型,删除后按正确类型重新添加即可。

如果这个客户同时也是通过我们平台对接过来的另一家公司账户,这里维护的账单联系人信息会和对方账户里的联系人自动保持一致——不管您这边改,还是对方那边改,两边看到的都是同一份最新信息。

联系人管理目前仅 Web 端支持,App 端暂未提供维护入口。

供应商支付信息管理

入口:左侧菜单 → 联系人 → 选择供应商 → 详情页 Payment Info 区域(联系人

每个供应商可以管理多条支付信息记录,用于付款时选择收款银行账户。

需要填写的信息

填写项是否必填说明
账户名选填收款方名称
账号与银行名称至少填一项银行账号
银行名称与账号至少填一项开户银行
银行支行选填支行名称
银行地址选填银行地址
IBAN选填国际银行账号
SWIFT/BIC选填银行识别代码
Routing Number选填银行路由号
本地化收款代理选填PayNow、FPS 等本地化收款标识

本地化收款代理:用于记录 PayNow UEN / PayNow Mobile / FPS ID / FPS Mobile / FPS Email 等本地化收款方式。

  • 可选的代理类型由组织所在国家决定(如新加坡显示 PayNow 类型、香港显示 FPS 类型);如果当前国家没有配置代理类型,该列整列隐藏
  • 同一条支付信息可配置多条代理,数组顺序即优先级,首条为默认
  • 配置后,代理信息随收款方信息展示在账单详情的付款信息区,供付款方查看本地化收款方式

操作方式

  • 新增:在可编辑表格中添加新行,填写字段后自动保存
  • 编辑:直接在行内编辑,修改后自动保存
  • 删除:需确认。如果该支付信息已被账单引用,则无法删除

自动去重:新增支付信息时,系统自动按 IBAN 或「账号 + 银行名称」匹配已有记录,已存在则合并,不会创建重复条目。

AI 自动写入:上传账单时,AI 识别到的银行信息(银行名称、账号、IBAN、SWIFT/BIC、Routing Number、银行支行、银行地址)及本地化收款代理会自动写入关联供应商的支付信息列表,同样带有去重合并。

支付信息管理仅供应商支持,客户和收款人不适用。

员工分类管理

入口:员工列表页 → 分类管理入口

员工分类是组织级配置,用于对收款人/员工进行分组管理。

操作说明
新建分类输入分类名称,组织内不可重复
编辑名称修改已有分类的名称
启用/禁用禁用后不可在创建/编辑员工时选择

系统默认分类不可编辑名称或禁用。在员工列表中,可以直接通过下拉框内联修改员工分类。

商户自动匹配

上传账单收入对账单文件时,AI 识别到的供应商/客户名称会自动与系统内已有商户进行匹配:

  1. AI 提取供应商/客户名称
  2. 名称经过标准化处理(转小写 → 去空格 → 去标点 → 去特殊字符)
  3. 与同类型商户的匹配名进行精确比较
  4. 匹配成功 → 自动关联;匹配失败 → 不关联,由您手动选择

匹配范围:仅在同类型商户之间匹配,供应商名称只与供应商匹配,客户名称只与客户匹配。

未知商户处理:当 AI 无法提取商户名称时,系统自动创建名称为「Unknown Vendor」或「Unknown Customer」的记录(带自增编号),您可以稍后手动修改或合并。

自动匹配仅支持精确匹配,不支持模糊匹配或拼写纠错。新供应商/客户首次出现时无法自动匹配,需要手动关联后才能在后续识别中匹配。

列表与筛选

入口:左侧菜单 → 主数据 → 供应商客户

Tab 切换:列表顶部「启用 / 停用」两个 Tab 分别查看启用和已停用商户。

搜索:同时搜索名称、电话、邮箱、地址(不区分大小写模糊匹配)。

筛选条件:商户类型、标签、创建时间。

排序:默认按创建时间倒序,支持按名称、总交易金额、应付总额、欠款余额、创建时间排序。

新记录标记:供应商和客户列表中,新建商户在名称列显示蓝色标记,点击查看后消失。收款人不显示此标记。

列表差异

供应商客户收款人
分类(内联编辑)显示显示隐藏
员工分类(内联编辑)隐藏隐藏显示
员工编号隐藏隐藏显示
职位隐藏隐藏显示

客户列表中的列标题:「应付总额」显示为「应收总额」,「账单欠款」显示为「收入欠款」。

导出数据

入口:供应商或客户列表页 → 导出按钮

支持将当前选中的商户导出为 Excel 文件(仅 Web 端)。


状态速查

商户状态

状态含义在选择器中默认是否可见能否提交关联单据审批
启用(Active)默认状态
停用(Inactive)已淡出日常选择否(但已关联单据中保留回显)否(账单/收入/采购单/报价单/汇款/对账单都会被拦截;报销除外)

商户生命周期

阶段说明
创建手动创建、AI 识别自动创建,或批量导入识别。默认为启用,金额初始为零
使用中被账单、收入、采购单等业务单据引用,金额随单据变动自动重算
停用保留档案与历史数据,从选择器中淡出,禁止提交新审批
恢复启用重新可用于新单据
合并2-20 个同类型商户合并为新商户,旧商户软删除;新商户状态按"任一启用则启用"推导
清理零金额且无业务引用的供应商/客户被批量清除
删除Web 端无独立删除按钮,仅在清理/合并/删除关联产品场景内部触发

删除条件速查(清理/合并内部判断)

条件能否删除
无任何业务引用可以
被账单/收入/交易/对账单/采购单/报价单/汇款/期初余额等引用不可以
仅被产品引用默认不可以,支持强制删除(同时删除关联产品)
收款人已关联组织成员不可以

典型场景

日常管理

这个供应商以后不会再合作,但有历史账单,怎么处理? 不需要删除——在供应商列表中选中该供应商,点击「设为停用」即可。它会从新单据的选择器中淡出,但历史账单和金额记录全部保留。如果以后又合作了,在「停用」Tab 中点「恢复启用」就回来了。

AI 识别创建了很多重复的供应商,怎么处理? 在供应商列表中找到重复的记录,勾选后点击「合并」按钮。合并后所有关联的账单、银行流水等会自动更新为新商户。建议合并后在新商户档案中维护好匹配名(别名),减少后续的重复创建。

系统里有一堆「Unknown Vendor」怎么清理? 这些是 AI 识别时无法提取供应商名称自动创建的。两种方式:

  1. 打开对应的账单或对账单,手动选择正确的供应商
  2. 在供应商列表中使用「清理」功能,批量清除零交易金额且无业务引用的供应商

供应商的银行流水总是匹配不上? 在供应商详情中维护「匹配名」。银行流水中的交易方名称可能与系统内的供应商名称不完全一致,添加匹配名后系统可以自动关联。匹配名经过标准化处理后精确匹配,大小写和空格不影响。

给客户改了账单联系人的邮箱,对方那边会同步更新吗? 如果这个客户同时也是通过我们平台对接过来的另一家公司账户,会自动同步——您这边改了,对方账户里看到的联系人信息也会跟着更新,反过来也一样。如果只是普通的客户档案(没有关联到另一个公司账户),联系人信息只在您自己这边生效。

我提交账单时为什么被拒绝?提示供应商已停用 说明该账单关联的供应商已被设为停用。处理方式:

  1. 如果应该用这家供应商:在供应商列表「停用」Tab 中找到它,点「恢复启用」,然后回到账单重新提交
  2. 如果不该用这家:在账单中改选另一家启用的供应商,再提交

报销(Claim)不受此拦截,可以正常提交。

批量初始化

有几百家供应商需要一次性建档,怎么办? (仅组织拥有者)在供应商列表点击「导入」,上传一份 CSV、Excel、PDF 或者图片,AI 会按主数据 Schema 提取每家供应商的信息,您在确认表格中补齐会计分组、勾选要导入的行,提交后批量入库。同名供应商会被识别为重复,需要您先改名再导入。客户的批量导入流程同理。

怎么批量删除不需要的商户? Web 端没有独立的批量删除入口。建议改用:

  1. 「停用」:保留档案,从选择器中淡出(最推荐,无门槛)
  2. 「清理」:清除零交易金额且无引用的供应商/客户(彻底从系统移除)
  3. 「合并」:把重复记录合并为一个

会计相关

怎么让供应商自动映射到正确的总账科目? 在创建或编辑供应商时,选择正确的「会计分组」(业务分类 + 往来方类型的组合)。不同的分组对应不同的总账科目。例如,贸易类第三方供应商默认映射到「应付账款」科目。

改了供应商的默认分类规则,为什么以前的账单没变? 这是设计如此:默认分类规则只对新识别/录入的单据生效,不会回改任何已存在的账单/收入/产品行项。历史数据如果要调整,请到对应账单中手动改。

这个客户的应收账款想走一个专门的科目,不想跟组织默认的一样,怎么设置? 打开这个客户的详情页,进入编辑,在「会计分组」区域的 Control Account 下拉里选一个科目。设置后,这个客户不管是报表还是记账都会固定用这个科目,不再跟着组织默认规则走。这个设置目前只能在电脑上操作。

供应商和客户的区别是什么? 供应商是您付钱的对象(关联应付账单),客户是付钱给您的对象(关联应收收入)。两者在系统中使用相同的数据模型,但类型不同,关联的业务单据也不同。类型在创建时确定,之后不可更改。

收款人(员工)和供应商有什么区别? 收款人代表企业内部员工或个人收款人,主要用于报销和员工薪酬场景。与供应商相比,收款人有员工编号、员工分类、职位、角色类型等专属字段,但没有税务登记和 PEPPOL ID 等字段。收款人关联组织成员后,金额计算还会包含已通过的报销金额。组织成员对应的收款人不允许设为停用。


如有其他问题,请联系客服团队。